会議室利用規則

沖縄産業支援センターにおける会議室等の利用について(ご案内)

【新型コロナウイルス感染症 感染拡大予防ガイドライン】

  •  ホール・会議室等は、当センターの作成するガイドラインを遵守し、ご利用ください。
  •  詳細については当センターホームページよりご確認ください。

1.利用に当たっての基本的な考え方

  • (1)沖縄産業支援センターは、沖縄の産業振興の拠点として、沖縄経済の自立的発展を支援するために建設されたものであることから、ホール・会議室・研修室・観光物産展示場(以下、ホール・会議室等)の利用目的は、こうした考えに沿うものであるものとします。
  • (2)ホール・会議室等は、当産業支援センターにおける産業交流等公益施設として位置づけられているため、入居団体の利用が優先されます。
  • (3)入居団体以外の利用者は、原則として行政機関・産業・経済団体、民間企業に限定されます。

2.貸し会議室(ホール・会議室)利用制限

  • (1)公安又は風紀を乱したり、法律に違反する恐れがあるとき。
  • (2)宗教団体が布教の目的で利用するとき。
  • (3)営利目的で利用するとき(現金取扱い、口頭契約、書面契約も含む)
  • (4)政治目的のために利用するとき。
  • (5)喧騒で他に迷惑を及ぼす恐れのあるとき。
  • (6)その他弊社が不適当と認めたとき。
  • (7)利用の権利を譲渡・転貸したとき。(又貸し)

3. 利用可能日・利用可能時間

利用可能日 月~日曜日
メンテナンス日 第2・第4日曜日、
12月29日~翌年1月3日迄、
5月3日~5月5日、
沖縄慰霊の日
利用可能時間 9:00~21:30

4. 利用料金等

5. 申込みからご利用までの手順

(1)申し込み受付日
  1. 大ホール、中ホール、観光物産展示場
    ご利用日の1年前(ご利用開始日の1年前の日の属する月の初日)から7日前までの期間で、お申し込み頂けます。
    例:2020年11月30日にご利用の場合、2019年11月1日から申し込み開始
  2. 会議室(大)、研修室(中)、会議室(小)
    ご利用日の6ヶ月前(ご利用開始日の6ヶ月前の日の属する月の初日)から7日前までの期間で、お申し込み頂けます。
    例:2020年11月30日にご利用の場合、2020年5月1日から申し込み開始
(2)総合案内窓口受付時間
  • 窓口受付時間は平日(月~金)の9:00~17:00
  • ※オンラインでは365日24時間ご予約頂けます。
(3)申込みから利用承認まで
  1. 電話又はホームページにより空き状況をご確認下さい。(お電話によるご予約、お申し込みは一切承りかねます。)
  2. お申し込みは、弊社仕様の申込用紙に必要事項をご記入の上、FAXもしくは郵送にてご提出下さい。
    (注意事項)

    • 初めてご利用の場合、必要書類(会社概要、登記簿謄本(履歴事項全部証明書(発行日から6ヶ月以内)の写し、パンフレット、ご担当者様名刺のコピー等)をご提出下さい。
    • 必要事項のご記入がない場合、お申し込みをお断りする場合がございます。
    • ご利用料金のご請求先は、お申し込み企業・団体と同一名・同一住所以外承りかねます。
    • ご予約時間には準備や荷物搬出入の為の時間が含まれます。以上を考慮の上、お申し込み下さい。
    • 一企業・団体様による、ホール会議室等の過大予約防止の為、当センター入居企業・団体様以外は、ご予約可能件数に限りがございます。
    • ホール・会議室等を連日ご利用頂き、機材や荷物を室内に残される場合、最終時間(21:30)までのご予約が必要です。最終時間まで予約されず、物品を残された場合、全て撤去致しますのでご注意ください。(総合案内にてお預かり(※有料)致します。係員によって撤去が不可能な場合、上記荷物がホール・会議室等を占有中は、会議室利用料を申し受けます。
    • ※お荷物預かり(有料) 3辺(縦・横・高さ)の合計が160㎝以内、かつ25㎏までのお荷物。1企業・団体につき3個迄。1個あたり/1泊につき500円(税抜)①ホール・会議室利用者のみご利用頂けます。②お荷物の発送は事前に弊社までご連絡ください。③容量・内容・重量によってはお断りさせて頂く場合がございます。(危険物、可燃物、精密機械、生鮮物、個人の手荷物はお受け取り致しかねます)④弊社職員によるお荷物の発送は致しかねます。
    • ホール・会議室等には、それぞれ設営準備時間が設けられております。お申し込みの際は、下記の準備時間をご確認の上、お申し込みをお願い致します。
      ※会議室(大・小)、研修室(中)(前準備時間30分、後準備時間30分)
      ※大ホール、中ホール、観光物産展示場(前準備時間60分、後準備時間60分)
    • 会場設営は弊社で行います。ご利用時間には含まれません。
    • 案内表示は、利用目的に沿った表現で必ず表示下さい。
  3. 弊社が申込書を受け取り後、ご利用団体・内容について確認し、FAXにてご利用の可否を速やかにご連絡します。(お申し込みはFAXの先着順になりますのでご了承下さい)

お申込みまでの流れ

  • ①電話又はHP等による空き状況の確認。
  • ②申込書をHPからダウンロードもしくはFAXにて送信致します。
  • ③申込書に必要事項を記入し、FAXもしくは郵送で提出。
  • ④FAXにて利用可否の連絡。
(4)事前打ち合わせ
  • 事前に弊社担当者と会場設営・設備等について詳細に打合せをお願いします。
  • ※看板、標識等設置、荷物搬出入に伴う駐車場使用を希望する場合、予め弊社担当者と打合せをお願い致します。無断設置及び無断駐車は撤去(移動)して頂く場合がございます。
(5)会場見学
  • ホール・会議室等の見学は、事前にご連絡の上、ご予約下さい。但し、ご予約状況の変動により希望日に見学出来かねる場合がございますので、予めご了承下さい。
(6)設営
  • ご希望のレイアウトは、FAXもしくは郵送にてご提出下さい。尚、横断幕作成・設置、パーテーション、テーブルクロス及び飲食物等は、主催者様で別途手配頂きますようお願い致します。
(7)会議室ご利用当日
  1. ご利用当日
    係員がご予約時間15分前にホール・会議室等を解錠を致します。予定時間前に解錠をご希望の場合は、相当分の追加料金を申し受けます。
  2. 別途料金
    当日の会議室内の机、イス等の撤去及び移動は、別途設営料金を申し受けます。
  3. ご利用後の報告
    ご利用後は速やかに3階301号室(総合案内)までお越し下さい。係員がご利用後の状態を確認し、請求書をお渡し致します。
  4. 駐車場について
    一般駐車場を約350台ご準備しております。尚、駐車場をご利用の際、駐車場内の誘導・整理は、主催者様の責任で行って頂きます。
(8)ご利用料金の支払い
  • ご利用終了後、3階301号室(総合案内)にて請求書をお渡し致します。ご利用月の翌月25日迄に、所定の銀行口座へお振り込み下さい。尚、振込手数料はお客様負担となります。振込手数料を差し引かずにお振り込み下さい。なお、利用料金のお支払いが期日までない場合は、当社より連絡いたしますが、債権の回収業務を第三者に委託する場合がございます。

6. ご利用日の変更・キャンセルについて

(1)利用日の変更時間の短縮キャンセル及び会場の変更については、理由の如何を問わず、下記の期間よりキャンセル料を申し受けます(当センターによる公益的かつ例外的な判断を理由とする場合を除く)。

 

(2)ご利用人数の増加による会場のご変更は、同日かつ同予約時間に限りキャンセル料金を免除致しますので、会議室利用等変更届出書を3営業日前までにご提出下さい(厳守)

 

※お電話による変更、キャンセルは一切承りかねます。利用変更届出書に必要事項をご記入の上、FAXもしくは郵送にてご提出下さい。(利用変更届出書は当施設ホームページよりダウンロード頂けます)

大ホール・中ホール・観光物産展示場 90日前~ 31日前 … 50%、
30日前~当日 … 100%
会議室(大)・研修室(中) 14日前~ 8日前 … 50%、
7日前~当日 … 100%
会議室(小) 7日前~ 4日前 … 50%、
3日前~当日 … 100%

7. 利用中止

下記の場合は、ご利用を取消又は中止させて頂く場合がございます。

  • (1)申込書に記載された利用目的・内容と異なって利用される場合。
  • (2)利用の権利を譲渡・転貸した場合。(又貸し)
  • (3)利用規定に違反して利用、もしくは利用規則を遵守しない場合。
  • (4)公序良俗に反すると認められる場合、及び管理上支障あるいは不適当と認められる場合。
  • (5)当センターの入居者、来館者に迷惑を及ぼす恐れがあると当方が判断した場合。
  • (6)定員を越えて利用された場合。
  • (7)申込者と円滑に連絡が取れない場合。
  • (8)天災等により公共交通機関(県内路線バス)の運行が停止した場合。
  • (9)その他、当社が不適当と判断した場合。

 

※台風襲来による事故発生防止のための措置

  お客様の安全確保のため、当センターの運用規程は以下の通りとなります。

  • 台風の接近により、公共交通機関(県内路線バス)の運行が停止した場合、当センターは臨時閉館致します。
  • 閉館時のホール・会議室等のご利用は禁止と致します。
  • 公共交通機関(県内路線バス)の運行が再開した場合、臨時閉館は解除致します。
  • 臨時閉館前、もしくは解除後のホール・会議室等のご利用につきましては、実際のご利用時間のみ実費請求致します。
  • 臨時閉館、閉館解除(時間等)のご案内は当センターのホームページにて行います。

8. 賠償責任

当センターの施設・備品等を損傷・汚損・紛失した際は、その実費を請求致します。

9. 利用上の禁止事項

以下の項目については固くお断り致します。

  • (1)当施設(床面、壁面、天井、扉、ガラス等)への直接工作。(釘うち、削り等)
  • (2)所定場所以外での喫煙。
  • (3)ガス、石油、電熱器具等(湯沸かし器、コンロ、ストーブなど)の使用。
  • (4)爆発や発火の危険性のある物品、その他引火性の強い資材類の持ち込み。
  • (5)その他、当センターの施設管理に悪影響を及ぼす行為。

10. 責任区分

  • (1)当センターの責めによらない理由(天災地変、公衆衛生上の措置、公的機関による利用制限、第三者による施設・設備の破壊等)により、ホール・会議室等・その他共有施設等をご利用できなかった場合もしくはご利用中でご利用不能となった場合、以下の通りと致します。
  •   ・ご利用料金は発生致しません。
  •   ・ご利用申込者に発生した賠償には一切応じられません。

11. その他注意事項

  • (1)駐車場には限りがありますので、公共交通機関の利用、もしくは乗り合わせてお越し下さい。満車時のトラブルについては一切責任を負いかねます。
  • (2)敷地内における車両又はその積載物の盗難、貴重品の紛失又は毀損については一切の責任を負いかねます。
  • (3)立体駐車場の一部は契約駐車場となっております。案内看板・警備員の案内に従いご駐車下さい。
  • (4)ホール・会議室等のコンセントをご利用される場合は、事前に当社の承認を得てください。
  • (5)会議等で生じたゴミの処分は各自でお願い致します。弊社にて有料処分も承ります。1袋あたり/500円(税抜)
  • (6)ホール・会議室等内でご飲食される場合、事前にご連絡下さい。汚損、破損が生じた場合、原状回復費用を実費請求致します。
  • (7)非常口・消火器の位置と使用方法については事前にご確認下さい。
  • (8)楽器類、残留性の高い芳香剤類(お香、アロマ、消臭剤等)、塗料類(染色剤、接着剤、ペイント液等)、その他薬剤の使用は禁止致します。
  • (9)ご利用当日の会場及びレイアウト変更については、一切承りかねます。収容人数を超えて机・イスを追加又は撤去した場合、追加料金を申し受けますのでご注意ください。
  • (10)予約成立後でも、その後の審査によってはホール・会議室等のご利用をお断りする場合もございますので、予めご了承ください。
  • (11)不測の事故により、利用者・出演者・参加者に事故が生じた場合、及び天災地変。公共交通機関の停止等、不可抗力によって催事を実施できなくなった場合の損害について、弊社はその一切の責任を負いかねますので、予めご了承下さい。
  • (12)ご利用時間内であっても、当センターの保全、衛生、防犯、救護、検査等その他管理上必要な場合、ホール・会議室等に立ち入り、これを調査し、必要な措置を取る場合がございます。
  • (13)上記事項が遵守されない場合、ご利用を中止させて頂くことがございます。
  • (14)諸般の事情により「会議室利用規則」の内容を予告なく変更する事がございますので、予めご了承下さい。