会議室利用規則

沖縄産業支援センターにおける会議室等の利用について(ご案内)

1.利用に当たっての基本的な考え方

  • (1)沖縄産業支援センターは、沖縄の産業振興の拠点として、沖縄経済の自立的発展を支援するために建設されたものであることから、観光物産展示場・ホール・会議室・研修室の利用目的は、こうした考えに沿うものであるものとします。
  • (2)ホール・会議室等は、当産業支援センターにおける産業交流等公益施設として位置づけられているため、入居団体の利用が優先されます。
  • (3)入居団体以外の利用者は、原則として行政機関・産業・経済団体、民間企業に限定されます。

2.貸し会議室(ホール・会議室)利用制限

  • (1)公安又は風紀を乱したり、法律に違反する恐れがあるとき。
  • (2)宗教団体が布教の目的で使用するとき。
  • (3)営利目的で使用するとき(現金取扱い、口頭契約、書面契約も含む、有料講演会等)
  • (4)政治目的のために利用するとき。
  • (5)喧騒で他に迷惑を及ぼす恐れのある催事。
  • (6)その他当社が不適当と認めたとき。
  • (7)又貸しは一切認めておりません。

3. 利用可能日・利用可能時間

利用可能日 月~日曜日
メンテナンス日 第2・第4日曜日、
12月29日~翌年1月3日迄、
5月3日~5月5日、
沖縄慰霊の日
利用可能時間 9:00~21:30

4. 利用料金等

5. 申込みからご利用までの手順

(1)申し込み受付日
  1. 大ホール、中ホール
    使用日の6ヶ月前(使用開始日の6ヶ月前の日の属する月の初日)から7日前までの間でアのホールの申込ができます。
    ※(例:11月30日使用の場合、5月1日から申込開始)
  2. 会議室(大)、研修室(中)、会議室(小)
    使用日の6ヶ月前(使用開始日の6ヶ月前の日の属する月の初日)から3日前までの間でイの会議室の申込ができます。
    ※(例:11月30日使用の場合、5月1日から申込開始)
  3. 観光物産展示場
    使用日の1年前から7日前までの間で観光物産展示場の申込ができます。
    貸出可能なイス・テーブルには数に限りがございます。詳しくは、沖縄産業支援センター総合案内(TEL:098-859-6234)までご連絡いただきますようお願いいたします。
(2)総合案内窓口受付時間
  • 窓口受付時間は月~金(年末年始を除く)の9:00~17:00
  • ※オンラインでのご予約は365日24時間可能です。
(3)申込みから使用承認まで
  1. 電話又はホームページにより空き状況を確認して下さい。(お電話での仮予約、申込は受け付けておりません。)
  2. 申込みは、当社備え付けの申込用紙に必要事項をご記入の上、FAX等により提出してください。(ホームページからダウンロード可能です。)
    (注意事項)

    • 初めて利用される場合は会社概要、登記簿謄本(登記事項証明書)の写し、定款、事業計画書、パンフレット、担当者の名刺のコピー等を提出して下さい。
    • 必要事項のご記入がない場合はお断りする場合があります。
    • 利用料金の請求先は、お申し込み企業と同一企業名・同一住所以外は不可とします。
    • 使用時間には資料セッティングや荷物搬出入の為の時間が含まれます。準備時間を考慮の上お申し込み下さい。
    • 会議室を連日使用の場合で、荷物をそのまま置かれる場合、最終21:30までの予約をお願いします。最後まで予約されず、別のお客様にて利用がある場合、お荷物は全て撤去となりますのでご注意をお願いします(総合案内窓口で、本規則範囲内での有料預かりも可能です)。
    • 会議室利用申込みに関しては、小・中・大会議室、中・大ホール、観光物産展示場にはそれぞれ設営準備時間が設けられております。利用申込の際は下記の準備時間を確認のうえ、利用申込をお願いします。
      ※小・中・大会議室(前準備時間30分、後準備時間30分)
      ※中・大ホール、観光物産展示場(前準備時間60分、後準備時間60分)
    • 会場設営は当社が行いますので使用時間には含まれません。
    • 案内表示は、使用目的に沿った表現で必ず表示してください。
  3. 当社が申込書を受け取り後、ご利用団体、ご利用内容について確認の上、FAXにてご使用の可否を速やかにご連絡します。(申込みはFAXの先着順になりますのでご注意下さい。)

お申込みまでの流れ

  • ①電話又はHP等による空き状況の確認
  • ②申込書をホームページからダウンロードもしくはFAXにて送信いたします
  • ③申込書に必要事項を記入しFAX等で提出
  • ④FAXにて使用可否の連絡
(4)事前打ち合わせ
  • 事前に担当者と会場設営・設備等について詳細に打ち合わせをお願いします。
  • (注)看板、標識等設置、荷物搬出入に伴う駐車場使用を希望する場合は、あらかじめ担当者と打合わせをお願いします。無断設置及び無断駐車の場合は撤去(移動)していただくことがあります。
(5)会場見学
  • 事前に会場見学を希望される場合は、「見学申込届出書」をご記入の上、お申込下さい。但し、会議室利用申込の変動により希望日に見学出来なくなる場合がありますので、ご了承下さい。
(6)設営
  • 机、椅子の会場設営は当社で行いますので、ご希望のレイアウトがあればFAX等にてご連絡下さい。なお、横断幕作成・設置、テーブルクロスかけ及び飲食物等の対応は使用者側で別途手配していただきますようお願いいたします。
(7)会議室ご使用当日
  1. 使用当日
    当日は、係員が予約時間15分前に会議室の解錠をいたします。予定時間前に開場を希望する場合は相当分の追加料金がかかります。
  2. 別途料金
    当日の会議室内の机、イス等の撤去及び移動は、別途設営料金が加算されますのでご注意下さい。
  3. ご使用後の報告
    ご使用後はすみやかに3階301号室の総合案内にお越しください。係員がご使用後の状態を確認し、請求書を手渡しいたします。
  4. 駐車場について
    当館の駐車場は約350台ご準備しております。なお、駐車場を利用する際の駐車場内の誘導・整理は、主催者の責任で行うこととなっております。ご協力をお願い致します。
(8)ご使用料金の支払い
  • 当日、請求書をお渡ししますので、使用した月の翌月25日までに、所定の銀行口座に振り込んで下さい。その際には、振込手数料は使用者負担となりますので、振り込み手数料を差し引かずにお振り込み下さい。

6. ご利用日の変更・キャンセルについて

利用日の変更、使用時間の短縮、キャンセル及び会場の変更については、下記の期間に入りますとキャンセル料の発生となりますのでご注意下さい。

(注) 口頭での変更、キャンセルは受け付けておりません。利用変更申請書をFAXいたしますので必要事項をご記入の上、FAXにてご返信下さい。(ホームページからダウンロード可能です)

観光物産展示場・大ホール・中ホール 30日前~ 15日前 … 50%、
14日前~当日 … 100%
大会議室 14日前~ 8日前 … 50%、
7日前~当日 … 100%
中研修室・小会議室 7日前~ 4日前 … 50%、
3日前~当日 … 100%

7. 使用中止

下記の場合は、ご使用を取消又は中止させていただくことがあります。

  • (1)申込書に記載された使用目的・内容と異なって使用される場合。
  • (2)使用の権利を譲渡・転貸した場合。(又貸し)
  • (3)使用規定に違反して使用した場合、若しくは使用規則を遵守しない場合。
  • (4)公序良俗に反すると認められる場合、および管理上支障あるいは不適当と認められる場合。
  • (5)ビル内の入居者、来館者に迷惑を及ぼす恐れがあると当方が判断した場合。
  • (6)定員をオーバーして使用された場合。
  • (7)申込者と円滑に連絡が取れないとき。
  • (8)その他、当社が不適当と判断したとき。

8. 賠償責任

当センターの施設・備品等を損傷・汚損・紛失した際はその実費を弁償していただきます。

9. 使用上の禁止事項

以下の項目については固くお断りいたします。

  • (1)当施設(床面、壁面、天井、扉、ガラス等)への直接工作(釘うち、削り)をすること。ポスター等の貼付については事前に申請下さい。許可を得てない貼付があった場合は撤去する場合があります。
  • (2)館内禁煙となっております。所定場所以外での喫煙はお控え下さい。
  • (3)ガス、石油、電熱器具等(湯沸かし器、コンロ、ストーブなど)の使用。
  • (4)爆発や発火の危険性のある物品、その他引火性の強い資材類の持ち込み。
  • (5)その他、当センターの施設管理に悪影響を及ぼす行為。

10. 責任区分

  • (1)万一、天災などによりやむを得ず臨時に弊社会議室の営業が停止となった場合でも賠償等の責任は負えません。
  • (2)一時お預かりした荷物等において、弊社は盗難、紛失等に関して一切の責任を負いかねます。

11. その他注意事項

  • (1)駐車場には限りがありますので公共交通機関の利用、もしくは乗り合わせてお越し下さい。満車時のトラブルについては一切責任を負いかねます。
  • (2)立体駐車場は契約駐車場となっておりますので参加者が乗り入れないよう周知の徹底をお願いします。
  • (3)会場内のコンセントをご利用される場合は、事前に当社の承認を得てください。
  • (4)ゴミにつきましては、原則としてご利用者のお持ち帰りですが、ゴミの処分(1個500円税抜き)も行っています。
  • (5)会場に特別な設備、大型の設備を搬入出される際は、予め、弊社の承諾を受け養生された上で行ってください。
  • (6)パーティー及び会場内において飲食物を出される際には、事前に当社の承認を得てください。なお、室内の汚損、破損があった場合は賠償責任の規定により実費を負担して頂く場合があります。
  • (7)施設内における貴重品の盗難については一切責任を負いかねますので予めご了承下さい。
  • (8)規定の定員は必ずお守り下さい。
  • (9)荷物の預かり(総合案内窓口)
    全会場:梱包された60㎝段ボール3箱まで、1個口/1泊 500円(税抜)でお預かり致します。(H28.2.23より)
    ①当施設の会議室・ホール・展示場利用者(予約者)のみ対象となります。
    ②事前に弊社へ郵送する場合は、必ず、ご連絡後に発送して下さい。
    ③事前連絡がない場合は、お受け取りできない場合がございます。
    ④容量・内容・重量によっては、お断りさせていただく場合がございます。
    ⑤危険物・可燃物・精密機器・生鮮物・個人の手荷物はお受け取りできません。
    ⑥荷物の盗難・損傷等の責任は負いかねます。
  • (10)非常口・消火器・火災報知器の位置と使用方法について事前に確認しておいてください。
  • (11)貸し室の連日使用でお客様が持参された荷物類(会議で使用するもの等)を、会議室へ留め置く場合は、必ず事前にご連絡下さい。事前連絡がない場合、荷物の留め置きは出来ません。留め置き中の盗難・損傷の責任は負いかねます。(上記荷物が会議室を占有中は、会議室使用料が発生します)
  • (12)楽器等、残留性の高い芳香剤等(お香・アロマ・消臭剤等)、塗料類(染色剤・業務用接着剤・ペイント液)、その他薬剤類の使用はお断りいたします。
  • (13)催事の内容によっては、官公署への申請・届け出などが必要な場合があります。あらかじめ関係官公署にご相談のうえ、申請書を提出し許可を受けてください。
  • (14)予約成立後でも場合によっては、その後の審査によりお貸しできないこともありますので、予めご了承下さい。
  • (15)天災等による公共交通機関停止の際は、休館となりますのでご了承下さい。
  • (16)使用当日の変更については、一切受け付けいたしません。
    会議室内の収容人数を超えて机・椅子を追加及び撤去した場合、また観光物産展示場においては当日に机・椅子などの移動があった場合は、別途料金が加算されますのでご注意ください。
  • (17)不測の事故などにより、利用者・出演者・参加者に事故が生じた場合、及び天災地変・交通機関のストなどの不可抗力によって催事を実施できなくなった場合の損害について、弊社ではその責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
  • (18)当施設から当社職員による荷物の発送は、原則行っておりません。直接、運送業者等にご依頼下さい。
  • (19)当ビルの保全・衛生・防犯・救護・会議室等の利用規則上及び検査、その他管理上必要な場合、貸し室に立ち入り、これを調査し、必要な措置をとることがあります。
  • (20)以上の事項を遵守されない場合は、ご利用を中止させていただくことがあります。
  • (21)諸般の事情により「会議室の利用規則」の内容を予告なく変更することがありますのでご了承下さい。